Bu Kavramı Öğrendikten Sonra Japonların İş Dünyasında Neden Bu Kadar Başarılı Olduklarını Daha İyi Anlayacaksınız: ‘Kaizen’ Nedir, Neyi Amaçlar?

İşler yolunda gitmiyor mu, aldığınız sonuçlar hep hüsran mı, iş yerinizde istediğiniz ekonomik başarıyı bir türlü yakalayamıyor musunuz? Peki ya sonuca odaklanmak yerine sürecin ta kendisine bakmayı hiç denediniz mi? İş süreçlerini en iyi hale getirmeyi hedefleyen kaizen felsefesi nedir, ne işe yarar, neyi amaçlar gelin tüm detaylarıyla inceleyelim.

Felsefeden ya da düşünce sistemlerinden bahsettiğimiz zaman genel olarak insanlar bunu maddi dünyadan bağımsız, maneviyata yönelik olarak düşünür. Ancak iş dünyasının ve para ekonomisinin günlük hayatımızda ne kadar önemli bir rol oynadığını düşünürsek aslında asıl düşünce sistemine burada ihtiyacımız olduğunu görebiliriz. İşte Japonya merkezli olan kaizen felsefesi tam olarak bu noktada devreye giriyor.

İş dünyasındaki stratejilerimizi genel olarak sonuç odaklı olarak uygularız. Kaizen felsefesi ise konuya bambaşka bir noktadan yaklaşıyor ve aslında sonuç odaklı değil, süreç odaklı olursak ancak sonuçları değiştirebileceğimizi söylüyor. Gelin iş süreçlerine hiç olmadığı kadar farklı bir açıdan yaklaşmanızı sağlayacak kaizen felsefesi nedir, ne işe yarar, neyi amaçlar tüm detaylarıyla inceleyelim.

Temelden başlayalım, kaizen felsefesi nedir?

Kaizen felsefesi, iş dünyasında belirli bir süre içinde uygulanarak hızlı bir gelişme yakalamayı ve maliyetleri düşürmeyi hedeflediğiniz bir düşünce sistemi sistemidir. Bu sistem ile amaç müşteri memnuniyetini arttırmak ve rakiplerinize karşı güç elde etmektedir. Kaizen ile iş süreçlerinde, çalışanlar üzerinde, zaman planlamasında, teknoloji çalışmalarında acele etmeden ama hızlı gelişen değişimler yakalamak mümkün. Kaizel kelimesi Japonca değişim anlamına gelen ‘kai’ ve daha iyi anlamına gelen ‘zen’ kelimelerinin birleştirilmesi ile oluşturulmuştur.

Peki kaizen felsefesi ne işe yarar, neyi amaçlar?

Kaizen felsefesi birkaç gün içinde, multifonksiyonel yapıya sahip sınırlı sayıda kişiden oluşmuş bir ekibin yürüttüğü proje ya da plan üzerinde uygulanır. Genel olarak imalat süreçlerinde uygulansa da hizmet sektöründe ve teknik alanda da etkili sonuçlar verebilir. Sonuçtan ziyade sürece yönelik uygulanan kaizen sayesinde yakalanmak istenen sürekli iyileşmedir. Çünkü süreç başarılı olmazsa sonuç da başarılı olmaz.

Kaizen felsefesinde insanlar kaynak olarak görülür. Önem verilmesi gereken bu kaynağa yalnızca iş yerinde değil, dışında da iyi bakılmalıdır. Çalışanları iş sonu performanslarına göre değil, tüm süreç boyunca yaşadıkları gelişmeye göre değerlendirmek ve ödüllendirmek gerekir. İşin süreç boyutu da bu bağlamda değerlendirilir ve sürecin daha iyi olması için düzeltici önlemler o an alınır.

Sürecin zaman boyutuna da odaklanan kaizen felsefesini uygularken sektördeki değişimler anlık olarak takip edilir ve değişimlere hızlı yanıt verilir. Zaman iyi değerlendirildiğinde maliyet düşer ve verimlilik artar. Sürecin teknoloji boyutunda ise yapılması gereken teknolojileri birbirine dönüştürerek basitleştirmektir.

Kaizeni uygulamadan önce aslında dikkat edilmesi gereken, özellikle yönetim birimine bu felsefeyi aşılamak ve onların düşünce sistemini değiştirmektir. Çünkü yöneticiler, iş süreçlerini yakından takip ederek olası sorunları ilk gören ve onlara ilk müdahale etmesi gereken kişilerdir. Planla – Uygula – Kontrol et – Ölç düşüncesi için kaizen felsefesinin özeti demek mümkün.

Kaizen felsefesi neyi ifade eder? İşte bu felsefedeki değer sistemi:

Kaizen felsefesine göre işin hangi sürecinin hangi kademesinde olursa olsun söz konusu nesnelere yönelik iyileştirme çalışmaları yapılmalıdır. Kalite çemberleri, çalışan işbirliği, takım çalışmaları, otomasyon desteği gibi özenle hazırlanmış stratejiler doğrultusunda iyileşme çalışmaları sürekli hale getirilmelidir.

Eğer bir süreçte kaizen felsefesi uygulanıyorsa o süreçte yer alan her bir kişi bu düşünce ile sorumludur. Bu sorumluluk bir yük değil, bir değer olarak ele alınır. Süreçte yer alan herkesin fikri alınır. Alınan fikirler iyileştirme analizlerinde kullanılır. Geri dönüşler ne kadar dürüst ve sağlıklı olursa iyileştirmeler de bir o kadar başarılı sonuç verir.

Kaizen felsefesinin yedi temel prensibi:

Önce sorunu kabul edin.
Maliyeti düşük olan projeleri seçin.
Onların değil, bizim problemlerimizle ilgilenin.
Uygulamanın tek ölçüsünün ekonomik çıkar olduğunu düşünmeyin.
Kalite, maliyet, dağıtım gibi ilkeler üzerinden önceliği belirleyin.
PDCA yani Planla – Yap – Kontrol Et- Harekete Geç sistemini uygulayın.
Çözüm için en doğru araçları kullanın.

Kısaca kaizen felsefesini anlatan temel özellikler:

Yönetim değere göre yapılır.
Uygulamaya tüm elemanlar katılır.
Takım yetenekli, multifonksiyonel olmalıdır.
Herkesten tam odaklanma beklenir.
Uygulama kısa sürede tamamlanır.
Hedeflere atılgan yaklaşılır.
İsrafa yer yoktur.
Uygulamalar dar değil, geniş ölçeklidir.
Yeni bir sürece başlamadan önce eğitim alınır.
Sürdürülebilirliğe dikkat edilir.
İşgücünün geliştirilmesi son derece önemlidir.

Kaizen felsefesine uyacak ekibin uymak zorunda olduğu kurallar:

Takımın tüm üyeleri güne birlikte başlar ve günü birlikte tamamlar.
Birinci öncelik, uyumlu bir takım olmaktır.
Geç kalmak söz konusu bile olamaz.
İletişim araçları takım içinde devreden çıkarılır.
Takımın tüm üyeleri bir odada çalışır.
Dışarıdan müdahale kabul edilemez.
Başlangıçta belirlenen hedeflerin dışına çıkılmaz.
Takım üyeleri suçlanmaz.
Takım üyesi olmayanları oy hakkı yoktur.
Protesto kesinlikle yasaktır.
Takımda olan takımda kalır.
Unvanların önemi yoktur.
‘Yapamıyorum’ demek yasaktır.

Hadi kaizen uygulamasına başlayalım:

Ekip tamamsa ve kurallar kesin olarak anlaşıldıysa kaizen felsefesini uygulamaya başlayabiliriz. Öncelikle süreç fonksiyonlarını tanımlayın, akışa yönelik genel bir anlayış oluşturun, performans konularındaki en güncel bilgileri toplayın ve geleceğe yönelik ön kararlar alın.

Kaizen felsefesini uygulamanıza dair beş neden bularak, sebep – sonuç diyagramı hazırlayarak, kontrol belgelerini düzenleyerek, pareto analizi yaparak ve takım halinde beyin fırtınası yaparak uygulamanın ilk adımını atın. Beyin fırtınası yaparken problemleri tanımlamayı, yeni fikirler üretmeyi, üretilen fikirler üzerinde konuşmayı ve önceliği olan konuları belirlemeyi ihmal etmeyin.

Uygulamayı çok daha verimli hale getirmek için tekrar eden fikirleri, etik değerlere uymayan düşünceleri, kaizen felsefesine uymayan noktaları eleyin ve benzer olanları birleştirin. Artık elinizde en doğru fikirler ve düşünceler kaldığına göre 2 ya da 5 günlük bir uygulama ile süreci iyileştirebilirsiniz.

Kaizen felsefesi nasıl uygulanır? Örnek kaizen uygulama takvimi:

Uygulamanın birinci günü; süreci görüşün, geleceği tasarlayın ve beyin fırtınası yapın.
Uygulamanın ikinci günü; iyileştirmeleri tasarlayın, süreç standardı oluşturun ve standartları test edin.
Uygulamanın üçüncü günü; tasarımlara devam edin, verimlilik durumunu inceleyin ve çalışma sürecine nokta koyun.
Uygulamanın dördüncü ve son günü: işçi eğitimlerini tamamlayın, uygulama raporunu hazırlayın ve süreci özetleyen bir sunum yapın.

İş dünyasındaki süreçleri iyileştirerek başarılı sonuç almayı hedefleyen kaizen felsefesi nedir, neyi amaçlar, prensipleri nelerdir gibi merak edilen soruları yanıtlayarak bu düşünce sistemi hakkında bilmeniz gereken detaylardan bahsettik. Kaizen felsefesini uyguladıysanız deneyimlerinizi yorumlarda paylaşabilirsiniz.