Rapor Nasıl Yazılır, Hazırlama Basamakları Nelerdir?

Eminiz pek çok kişi iş hayatında bir proje ya da araştırma sonucunda yahut okul hayatında bir ödev ya da inceleme için rapor yazmıştır. Rapor aslında yapılan işin sonucunun anlatıldığı bir metindir ve pek çok farklı bahiste yazılabilir. Lakin rapor nasıl yazılır sorusunun karşılığı ‘gönlünüze nazaran yazın’ değildir çünkü edebi bir biçim olduğu için yazımının muhakkak kuralları vardır. 

Elbette neden rapor yazıldığına nazaran uygulanması gereken kurallar ve dikkat edilmesi gereken biçim değişiklik gösterecektir lakin yeniden de raporu rapor yapan birtakım ortak noktalar vardır. Bu noktaları bildikten sonra birinci kere yazıyor olsanız bile emin olun metnin yağ üzere kayıp gittiğini göreceksiniz. Rapor nasıl yazılır, hazırlık basamakları nelerdir gelin yakından bakalım ve dikkat etmeniz gereken temel noktaları görelim.

Önce ne olduğunu güzel anlayalım; Rapor nedir?

Bazı alanlarda kelamlı olarak verilse de genel olarak yazılı olarak hazırlanan ve bu nedenle yazanak olarak da isimlendirilen rapor; bir projenin, araştırmanın, incelemenin ya da ödevin sonuçlarının aktarılmasıdır. Bir kişi tarafından hazırlanabileceği üzere birden çok kişi tarafından da hazırlanabilir. 

En sık karşılaştığımız rapor hususlarından kimileri:

• Ekonomik durumun kıymetlendirilmesi.
• Eğitim faaliyetlerinin kıymetlendirilmesi.
• Bilimsel çalışmaların kıymetlendirilmesi.
• Siyasi ya da politik bir olayın genel yapıya tesirinin kıymetlendirilmesi.
• Sanat yapıtlarının incelenmesi ve kıymetlendirilmesi.
• Toplumsal bahislerdeki değişikliklerin ya da meselelerin kıymetlendirilmesi.

Bazı rapor cinsleri ve özellikleri:

• Yıllık raporlar
• Haftalık raporlar
• Proje raporları
• Satış raporları
• Araştırma raporları
• Akademik raporlar

Yıllık raporlar:

Yıllık raporlar genel olarak ticari işletmelerin bir yıl içerisinde yaptığı tüm ticari faaliyetlerin özet olarak anlatıldığı bir rapor tipidir. Bu raporun hazırlanış gayesi işletme ortaklarının, denetçilerin ya da yöneticilerin işletme hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamaktır. İnternet sitesi dataları, satış oranları üzere bilgiler yıllık raporda yer alabilir.

Haftalık raporlar:

Haftalık rapor genel olarak daha küçük bir grubun bilgilendirilmesi için hazırlanan raporlardır. Süregelen bir iş sırasında ekip üyelerinin kendileri dışında devam eden işler hakkında bilgi alması ve buna nazaran düzenlemeler yapması için hazırlanır. Tek sayfalık kısa bir metin olabileceği üzere işin ayrıntılarından da bahsedilebilir.

Proje raporları:

Proje raporu çok daha sık hazırlanarak en aktüel bilgilerin paylaşılması için yazılabilir. Kelam konusu projenin iştirakçilerini, çalışanlarını ve varsa müşterilerini son gelişmelerden haberdar etmek için hazırlanır. Projenin nasıl ilerlediğinden, ne vakit biteceğinden ve yapılacak değişikliklerden bu raporda bahsedilebilir.

Satış raporları:

Pazarlama raporları olarak da isimlendirebileceğimiz satış raporları, bir mal ya da hizmetin satışı sırasında izlenilen stratejinin durumunu göstermek için hazırlanır. Daha çok grafik ve tablo kullanılarak hazırlanması beklenen satış raporlarında uygulanan stratejinin nasıl bir geri dönüş sağladığından, kar oranlarından ve varsa değişiklik tekliflerinden bahsedilebilir.

Araştırma raporları:

Araştırma raporları pek çok farklı alanda ve pek çok farklı bahis üzerinde yapılan araştırmaların ve incelemelerin sonuçlarını açıklamak için yazılır. İnceleme konusu, kullanılan kaynaklar, bilimsel datalar, yapılan değerlendirmeler ve sonuçta nasıl bir kanıya varıldığı araştırma raporlarında açık bir biçimde paylaşılır.

Akademik raporlar:

Akademik raporlar lisans, yüksek lisans, doktora düzeyinde yapılan araştırmaların sonuçlarının paylaşılması için yazılır. Yazım ve uygulama kurallarına dikkat edilmelidir. Akademik bir çalışma olduğu için kurumun kurallarına en uygun biçimde hazırlandığından emin olunmalıdır. 

Rapor hazırlayacak bireyde olması beklenen niteliklerden kimileri:

• Değerlendirilecek mevzuda uzman olmak ya da derinlemesine araştırma yapmak.
• Raporun neden yazılacağını düzgünce anlamış olmak.
• Konu hakkında geniş kaynak taraması yapmak.
• İnandırıcı ve tatmin edici bir kıymetlendirme yapmak.
• Değerlendirmeyi tarafsızca yapmak.
• Bilimsel ölçüleri ön planda tutmak.
• Olumlu ya da olumsuz tüm görüşleri kanıtlarla ortaya koymak.
• İnceleme sonucunu açıkça ortaya koymak.
• Gereksiz detaylara gitmemek.
• Yanlış anlaşılacak sözlerden kaçınmak.

Her raporda kesinlikle bulunması gereken kısımlar:

• Raporun başlığı ve hazırlayan kişinin ismi yazılı bir kapak.
• İçerik başlıklarının yer aldığı İçindekiler kısmı.
• Konudan bahsedilen Giriş kısmı.
• Konunun ayrıntılandırıldığı, örneklendirildiği, tartışıldığı ve çözümlendiği Gelişme kısmı.
• Gelişme kısmının tahlile bağlandığı Sonuç kısmı.
• Kullanılan kaynakların paylaşıldığı Bibliyografya kısmı.
• Varsa öteki kısımlarda bahsedilmeyen bilgilerin paylaşıldığı Ekler kısmı.

Rapor nasıl yazılır? İşte dikkat edilmesi gerekenler:

• Mutlaka temel bilgilerin yer aldığı bir kapak hazırlayın.
• İmla kurallarına uygun bir Türkçe kullandığınızdan emin olun.
• A4 kağıt ölçüsünde sayfayı dikey kullanın.
• Yazı tipi olarak Times New Roman, Arial, Courier karakterlerden birini, tercihen Times New Roman tipini kullanın.
• Yazı 12 punto ve olağan olsun lakin birtakım kısımları koyu ya da italik yapabilirsiniz.
• Satır aralığını 1.0 olarak belirleyin.
• Üst ve alt boşlukları 4.25 cm, sağ ve sol boşlukları ise 4.35 cm olarak belirleyin.
• Metni tek sütun olarak hazırlayın.
• Metni justified formunda yani sayfanın her iki yanına dayandırın.
• Paragraf başı boşluklar 1 cm olsun lakin paragraftan sonra boşluk bırakmayın.
• Başlıkları koyu ve sadece birinci harfi büyük olarak yazın.
• Alt başlıklar italik yazılmalı.
• Raporun en fazla 12 sayfa olması beklenir ancak Ekler kısmını dilediğiniz kadar uzatabilirsiniz.
• Sayfa numaralandırmasına dikkat edin.
• Satır sonlarında sözleri çizgiyle bölüp alt satırdan devam etmeyin.
• Tablo ve halleri numaralandırın ve açıklayın.

Bir rapor hazırlarken dikkat edilmesi gereken en değerli noktalardan kimileri bu biçimde. Giriş kısmında de değindiğimiz üzere raporu neden yazdığınıza ve kime teslim edeceğinize nazaran uygulamanız gereken kurallarda değişiklik olabilir fakat genel olarak uygulanan kurallar bu biçimde belirlenmiştir. 

Raporun hazırlama etapları nelerdir?

• Konuyu belirleyin.
• Kaynak incelemesi yapın.
• Not kartları oluşturun.
• Kısa ve net bir başlık belirleyin.
• Ana başlıkları 1, 2, 3 numaralarıyla belirleyin.
• Not kartlarınıza nazaran alt başlıkları 1.1, 1.2, 1.3 formunda belirleyin.
• Daha fazla alt başlık varsa 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 halinde belirleyin.

İş ve okul hayatında sık sık karşımıza çıkan rapor nasıl yazılır, hazırlama evreleri nelerdir, nelere dikkat etmek gerekir gibi merak edilen soruları yanıtladık. Rapor yazım kurallarının raporu teslim edeceğiniz yere nazaran değişiklik gösterebileceğini tekrar hatırlatalım.